Miten ja mil­loin kan­nattaa kertoa hyvät ja huonot uutiset?

Yritysmaailmassa tulee hetkiä eteen, jol­loin on aika hyville uuti­sille ja myös aika huo­noille uuti­sille. Korona-epidemiaa seu­ra­tes­sani olen seu­rannut aktii­vi­sesti myös yri­tysten tapaa uuti­soida korona-viruksen aiheut­ta­mista muu­tok­sista yri­tyksen toi­min­nassa. Siitä syystä päätin kir­joittaa blo­gi­kir­joi­tuksen aiheesta, mil­loin on hyvä aika kertoa hyvät ja huonot uutiset. Tiedätkö sinä?

Korona on saanut aikaan paljon myl­ler­rystä yri­tys­ken­tällä sekä pörs­si­maa­il­massa. Kriisiviestintä sekä poh­dinta, mitä ovat hyvät ja huonot uutiset, on tär­keää kaik­kialla yhteis­kun­nassa. Etenkin huo­nojen eli nega­tii­visten uutisten määrä on val­tava, kun seu­railee het­ken­kään pää­uu­tis­ka­navia. Koronalla on ihmeel­lisen paljon vai­ku­tusta kaik­kiin elämän osa-alueisiin. Tällainen pieni ihminen ei voi muuta kuin seu­rata vie­restä ja varautua karan­tee­niin, jos sel­lainen tulee eteen.

Milloin on paras aika kertoa hyvät ja huonot uutiset? Jokainen meistä on kuullut ainakin kerran elä­mäs­sään seu­raavat sanat: “Haluatko kuulla hyvät vai huonot uutiset ensin?” Yleensähän vas­taamme, että kerro ensin huonot uutiset? Hyviin uuti­siin on muka­vampi lopettaa? Opettajana rakensin palaut­teesta voi­lei­pä­mallin - kerro jotain hyvää, kerro kehi­tys­asiat, kerro jäl­leen jotain hyvää, nappaa taas kiinni kehi­tet­tä­viin ja lopuksi kerro jäl­leen hyvää. Malleja on val­ta­vasti ja jokai­sella palaut­tee­nan­ta­jalla on omat tapansa kertoa hyvät ja huonot uutiset. Nyt avaankin tar­kemmin - mil­loin on oikea aika kertoa hyvät ja huonot uutiset.

Milloin on hyvä aika kertoa hyvät ja huonot uutiset?

Sisäinen vies­tintä ja toi­miva sel­lainen on aina oma tai­teen­la­jinsa. Yrityksen toi­minnan kan­nalta juuri sisäinen vies­tintä on kes­kei­sessä ase­massa kai­kessa toi­min­nassa. Kun tie­do­tus­ka­navat ovat avoimet joh­dolta mää­rä­ai­kais­työn­te­ki­jälle asti, luot­tamus säilyy talon sisällä. Kaikki lähtee vies­tin­nästä. Sisäisellä vies­tin­nällä tulisi olla oma suun­ni­tel­mansa, missä ker­ro­taan, mitä tietoa kuuluu jakaa: mistä asioista vies­ti­tään työn­te­ki­jöille, mistä tie­do­te­taan osak­kee­no­mis­ta­jille ja yhteis­työ­kump­pa­neille ja mitkä tiedot kuu­luvat vain joh­dolle. Tämä suun­ni­telma on hyvä pitää jul­ki­sena, että jokainen ymmärtää, mil­lainen tieto on jul­kista ja mil­lainen salaista. Lisäksi työn­te­kijät tie­tävät, mil­lainen tieto kuuluu heille, ja mistä heidän ei kan­nata stressata.

Hyvät uutiset

Yleensähän me ajat­te­lemme, että hyvät uutiset on sama kertoa heti, kun ne tulevat tie­toon. Yritystoiminnassa tämä ei kui­ten­kaan ole mie­les­täni paras tapa. Hyvät uutiset kan­nattaa pake­toida kau­nii­seen paket­tiin ennen niiden jul­kaisua. Hyvien uutisten jul­kai­se­mi­sesta kan­nattaa tehdä oma tapah­tu­mansa. Se voi olla yksit­täinen säh­kö­posti, tie­do­tus­ti­lai­suus tai jon­kin­lainen jul­kai­se­mis­ti­lai­suus VAIN TÄLLE UUTISELLE. Nämä hyvät uutiset ovat tyy­pil­li­sesti yri­tyksen toi­mi­hen­ki­löiden aikaan­saan­nosta jol­lakin tavalla. Antamalla pai­noarvoa hyville uuti­sille, annat tie­tä­mät­täsi hil­jaista kii­tosta nämä uutiset mah­dol­lis­ta­neille henkilöille. 

Kun kerrot hyvät uutiset, nosta nämä uutiset esiin arki­sesta vies­tin­nästä. Kerro vies­tissä, tie­do­tus­ti­lai­suu­dessa tai tapah­tu­massa vain näistä uuti­sista, älä mis­tään muusta. Mikä on yri­tyk­sesi tapa pal­kita? Miten annat kii­tosta? Älä pii­lota hyviä uutisia kos­kaan arkisen vies­tinnän oheen tai tie­dot­teen ala­lai­taan. Tee uuti­sista oma tie­dot­teensa, tee kuu­lutus, lähetä eril­linen kirje tai säh­kö­posti tai par­haim­massa tapauk­sessa, jär­jestä yhteinen tapah­tuma, missä osal­lis­tujat saavat jotain - kahvit, pullan tai jotain muuta. Muista, että kun kerrot onnis­tu­mi­sesta, viestin sisältö on vain tämä hyvä uutinen.

Huonot uutiset

Jos yleensä ker­romme hyvät uutiset heti ja aikai­le­matta tai ehdo­tuk­seni mukaan lah­ja­pa­pe­riin kää­rit­tynä, huonot uutiset eivät kos­kaan ole sel­laisia. Huonojen uutisten kanssa on tyy­pil­listä vit­kas­tella, odo­tella. Kun asia on vii­mein pakos­takin edessä, huono uutinen ker­ro­taan. Tämä on pahin tapa toimia, ja osoittaa aina yri­tys­toi­min­nassa huonoa joh­ta­juutta. Esimerkiksi tässä Pirjo-jaksossa se jotenkin kiteytyy.

Kaikkiin krii­seihin - myös huo­nojen uutisten ker­ron­taan - tulisi varautua. Niille tulisi rakentaa oma suun­ni­tel­mansa. Miten kerrot toi­mi­tus­vai­keuk­sista? Miten kerrot irti­sa­no­mi­sesta? Miten kerron nega­tii­vi­sesta tulok­sesta? Miten kerrot toi­mi­paikan lak­kaut­ta­mi­sesta? Miten kerrot kon­kurs­sista? Yrityksen ker­tomat hyvät ja huonot uutiset kos­ket­tavat myös työn­te­ki­jöitä ja siksi sisäi­selle vies­tin­nälle tulisi antaa arvoa etenkin huo­nojen uutisten koh­dalla. Eräs yhteis­työ­kump­pa­nini sanoi, että hyvät uutiset kan­nattaa aina toi­tottaa suu­relle jou­kolle, huonot uutiset kes­kus­tella vain asian­osaisten kanssa. Huonot uutiset ovat synkkiä tie­toja, jotka eivät kuulu sel­lai­sille ihmi­sille, jotka eivät ole asianosaisia.

Kun kerrot huonot uutiset, nou­data säm­py­lä­mallia. Kerro aina hyvää huo­nojen uutisten lisäksi. Jos hyvät uutiset tuli nostaa yksis­tään omassa vies­tissä esille, huonot uutiset kan­nattaa ns. “pii­lottaa” muiden uutisten sekaan. Avoimuus on tär­keää, mutta vain tar­peel­li­sessa mää­rässä. Pehmusta aina huo­nojen uutisten nurkat ja avaa kes­kus­te­lu­ka­navat. Anna ihmisten ottaa yhteyttä, kysyä ja tie­dus­tella. Rakenna val­miit vas­taukset mah­dol­li­siin kysy­myk­siin. Sano samat sanat jokai­selle sel­lai­selle, jonka ei tar­vitse tietää enempää.

Joskus uutinen on sel­lainen, mikä oikeasti on vakava, vai­keuttaa montaa toi­mintoa sekä tuottaa mie­li­pahaa. Silloinkin avoi­muus on tär­keää. Parasta täm­möi­selle uuti­sille olisi, että yhteis­kun­nassa jyl­läisi esi­mer­kiksi täl­lainen koro­na­vi­ruse­pi­demia. Silloin tämä todella vakava uutinen ei nousisi ehkä yhteis­kunnan kes­kei­sem­mäksi ja olisi hel­pompi käsi­tellä. Joskus suu­remman hätä­tilan vält­tä­minen vaatii isomman hätä­tilan läsnäoloa. 

Lopuksi

Kaikessa yri­tyksen sisäl­tö­suun­nit­te­lussa, käytä hyväksi ulko­puo­lista tukea, jos tuntuu, että omat taidot eivät riitä. Kysy neuvoa, pyydä apua sisäl­tö­stra­te­gilta. Hyvät ja huonot uutiset ovat sel­laista sisältöä, joiden arvoa ei pitäisi kos­kaan vähä­tellä. Mielelläni autan ja hel­potan sinua ker­to­maan hyvät ja huonot uutiset yri­tyk­sesi sisällä kuin ulkona. Kaikille vies­teille on tapansa ja aikansa. Kaikkea ei tar­vitse itse hallita. 

Blogitekstin kir­joitti moni­tai­toinen digi­mark­ki­noinnin asiantuntija

Henna Eklund | Punakynäpaholainen

Moniosaajat ovat tule­vai­suutta. Olen sisäl­lön­tuot­taja, copyw­riter sekä suun­nit­te­lija. Olen yri­tys­vies­tinnän monio­saaja ja ”iki­har­joit­te­lija”. Nälkäni oppia lisää ei lopu kos­kaan. Työni puo­lesta tutustun ja tark­kailen yri­tysten tapaa hoitaa vies­tintä ja mark­ki­nointi. Avaan huo­mioi­tani blogiartikkeleissani. 

Haluatko kysyä jotain? Kaipaatko tukea? Ota yhteyttä ja kes­kus­tel­laan - henna@nextlevel.fi tai 050 536 2381!

Haluatko tehdä yhteis­työtä? Olen aina avoin sellaiselle.

Julkaistu myös “Haavi auki vies­tien vir­rassa” -uutis­kir­jeessä Linkedinissä. Seuraathan sitä?