Millainen on hyvä sähköpostiviesti?

Etätyö on noussut esiin usein viime aikoina. Hyvin monen elämässä etätyöskentelyn määrä on muuttunut. Hektinen ympäristö aiheuttaa sen, että työpaikalla ei voi keskittyä tarpeeksi työntekoon. Muistan omasta opettajaelämästäni saman. Teimme työtä usein avokonttorissa, missä kaapistot tai väliseinät erottivat työpöydät toisistaan. Sain ainakin nimellisesti tehdä töitä omissa oloissani, omalla työpöydällä ja omalla koneella. Muistan, kun laitoin musiikin vain korviini soimaan ja tein kirjalliset työni. Ovi nimittäin kävi työtilassa sen verran tiheään, että muuten olisin joutunut koko ajan häirityksi. Kun laitoin musiikin korvilleni, olin omassa maailmassani. Ei keskeytyksiä, ei turhia katkoja.

Etätyön myötä työpaikan ihmiset häviävät jokainen omaan suuntaansa. Näissä tilanteissa kirjallisten viestien merkitys eli sähköpostin merkitys kasvaa eli sähköpostiviesti on tavoittamassa vastaanottajan helposti ja vaivattomasti. Tärkeitä posteja voi nostaa esiin ja lukukuittaus antaa muuten varmuuden perillemenosta. Etätyöaikana soittamisesta on tullut hieman vaikeampaa, koska usein puhelimet ovat äänettömällä tai melukuulokkeiden vuoksi puhelimen soiton huomaa usein liian myöhään. Sitä suuremmassa määrin kirjallisten viestien merkitys kasvaa.

Pohditko usein, millainen viesti on hyvä tällaisiin tilanteisiin? Mielestäni paras viesti tällaisiin tilanteisiin on lyhyt ja ytimekäs. Vastaanottaja lukee nopeasti viestin ja ymmärtää tarkoituksen: Onko viesti tiedote, onko viesti kysymys vai onko viesti tarjous tai tarjouksen hyväksyminen? Usein tässä vaiheessa tulee ongelma. Jos katsot sähköpostikansiotasi ja otsikot menevät varmaankin näin: ”Moi!” ”Hauskaa kesää!” ”Ei otsikkoa” ”Hei!” ”Kysymys x:stä”. Miten tiedät, mitä mikäkin viesti tarkoitti? Jaana markkinointitiimistä osasi sentään otsikoida viestinsä eli lisäsi sinne otsikkoon viestin aiheen. ”Asiakas B: markkinointikampanja X”. Usein menet ja vastaat sellaiseen viestiin ensin, etkö? Kun ymmärrät asian, vastauksen kirjoittaminen on helppoa, kun vastaus on valmiina.

MILLAINEN ON HYVÄ SÄHKÖPOSTIVIESTI?

Usein kirjallisessa viestinnässä on paljon parannettavaa. Siksi päätin kirjoitella hieman siitä. Jokaisessa sähköpostiviestissä noudattaisin samaa kuin tiedotteissakin eli uutiskolmiota. Tärkein asia alkuun ja sitten lisätiedot loppuun. Pääasia, että viestin lukija saa asiasta selkeän kuvan heti alkuun ja osaa päättää, välittääkö viestin eteenpäin asiasta enemmän tietävälle vai vastaako itse. Erinomainen sähköpostiviesti sisältää siis sisällön tiivistävän otsikon, johdannon aiheeseen ja asiat kerrottuna tärkeimmästä vähemmän tärkeämpiin.

1. Sähköpostin otsikko

Otsikoinnissa tulisi kertoa selkeästi, mitä viesti koskee. Onko viesti kysymys, tarjous, tarjouspyyntö, tilaus, reklamaatio tai palaute? Kun viestin otsikoi sisällön kanssa yhteensopivasti, avaa vastaanottaja varmasti viestin ja tutustuu sisältöön. Työelämässä tämä helpottaa paljon tekemistä. ”Missä se viesti Mikolta oli, missä se puhui siitä ilmastointilaitteesta?” Jos hän olisi otsikoinut viestintä seuraavasti: ”Ilmastointilaite-tilaus” tai ”Ilmastointilaitteen tiedot”, löytäisi varmasti vastaanottaja helposti viestin muiden joukosta.

2. Johdanto sähköpostiin

Johdanto eli ensimmäinen kappale viestiä tiivistää koko viestin sisällön. Se sisältää perustiedot eli asian kuvauksen, mitä vastaanottajan tulee tehdä, mitä toimia se edellyttää. Yleisesti uutinen on mitä, missä, milloin ajatus, mutta tällaisessa viestissä on tärkeintä kertoa, mitä viesti koskee eli miksi viesti on kirjoitettu. Jos Mikon viesti kertoi ilmastointilaitteesta, hän kertoisi johdannossa perusasiat tästä, mitä tietoja sähköpostin perusteella saa. Esim. ”Sannan tilaamat tiedot ilmastointilaitteesta ovat alla tai liitteenä.” ”Haluaisin tilata X-ilmastointilaitteen. Lisätiedot ovat alla.”

3. Sähköpostiin tiedot tärkeimmästä lisätietoihin

Kun otsikko on osuva, johdanto kertoo olennaisen, tiedot on helppo löytää alta. Ei tarvitse kelata sivua alas päin, että löytää olennaisen tiedon, miksi sähköposti oli lähetetty. Aina kärkeen johdantoon siis syy, miksi sähköposti on lähetetty ja sen jälkeen lupaamasi asiat tärkeimmästä vähemmän tärkeisiin. Kerro kaikki sinulta odotetut tiedot aiheesta eli jos teet tilauksen, kerro tuotteesta kaikki olennainen. Ei esim. seuraavasti: ”Tilaan moottoriveneen.” Pikemminkin kerrotaan, että: ”Tilaan x moottoriveneen mallin seuraavilla varusteilla … ”

4. Sähköpostin lopetus

Sähköpostiviestin lopussa kerrotaan tarkasti yhteystiedot. Jos työ on sellainen, että et voi vastata tiettyyn aikaan päivästä, kerro ajat, jolloin sinuun voi ottaa yhteyttä. Jos odotat jotain lähettäjältä eli reagointia tiettyyn päivämäärään mennessä, kannattaa kertoa sekin sähköpostissa.

KOHTI TEHOKKAAMPAA SÄHKÖPOSTIVIESTINTÄÄ

Näillä vinkeillä pääsee varmasti alkuun, kirjoitat seuraavan kerran sähköpostia. Pääasia on aina saada asiat pois mielestä ja eteenpäin. Sähköpostin lähettäminen, tiedotteen kirjoittaminen tai muunlainen viestintä helpottaa hommaa. Ajatus on pois omasta mielestä ja delegoitu eteenpäin odottamaan vastauksia.

Blogitekstin kirjoitti digitaalisen markkinoinnin asiantuntija

Henna Eklund | Punakynäpaholainen

Moniosaajat ovat tulevaisuutta. Olen kirjoittaja, copywriter sekä punakynäpaholainen. Olen viestinnän moniosaaja ja ”ikiharjoittelija” eli nälkäni oppia lisää ei lopu koskaan. En suostu vain pintapuolisten asioiden hallintaan, koska teen enemmän. Haluan tutustua ja tarkkailla ympäröivää maailmaa. Kiinnitän huomiota juuri eri tapoihin hoitaa viestintä ja markkinointi ja avaan huomioitani tässä blogissa.

Löydät minut myös sosiaalisesta mediasta!

Ps. Joko tilasit Aamunavauksemme?